למה להתייחס לעובד חדש כמו למועמד?
קליטה של עובד בארגון חדש היא אירוע משמעותי לשני הצדדים, על זה אין ויכוח. בעיקר בארגון קטן. אבל מה שהרבה ארגונים מפספסים ובגדול, הוא את החלון. אותה תקופה של בין שבועיים לשלושה מיום תחילת העבודה, במהלכם ה"עובד" שלכם הוא בכלל לא עובד.
נכון, הוא חתום על חוזה עבודה מולכם. יש לו כבר עמדה משלו, הגדרת תפקיד ואפילו "תן ביס" וחניה. אבל מבחינת סיכויי השרידות שלו בארגון, לא נכון להתייחס אליו עדיין כאל עובד. מבחינת הארגון, הוא עדיין מועמד.
יכול להיות שאתם מרימים עכשיו גבה. ואולי אתם צודקים. בתרבות הסטארטאפ והאג'ייל והצורך המתמיד להתנהל מהר, קטן וזריז, למי יש זמן לעטוף מועמדים בצמר גפן? להמשיך "למכור" להם את הארגון? רגע, זה לא הוא שצריך להתחיל "למכור" לנו את עצמו?
ונכון, אתם צריכים את העובד שלכם על "פס הייצור" ואתם צריכים אותו אתמול. אבל דווקא מהסתכלות של יעילות ארגונית, של מינימום חיכוך ומקסימום תפוקה אנחנו באות ואומרות – קחו אוויר. חכו עוד רגע. תכניסו עוד שלב לתהליך.
על מה אנחנו מדברות? על אונבורדינג כמובן!
בואו ניקח רגע את המילה הזו שהפכה למילת באז שגורה ונפרק אותה. On Board. הרי כדי לעלות על סיפון הספינה שבניתם, מה שמחבר בין היבשה לבין כלי השיט שלכם הוא הגשר. חוליית ביניים שכל תפקידה בעולם הזה הוא להבטיח את המעבר הבטוח והמוצלח בין ה"שם" ל"כאן". כל HRית ממולחת יודעת את זה ותדע להגיד לכם בעיניים עצומות שקליטה של עובד חדש היא סופר חשובה. לכל אחת יש באמתחתה את ערכת הקליטה שלה ואת הדברים הקטנים שישמחו לבב עובד חדש ביומו הראשון וימתיקו לו הצעדים הראשונים על הסיפון.
אבל מה לגבי השבועיים-שלושה הראשונים של הכניסה לתפקיד? זו כבר לא משימה לצוות ה-HR, אלה כבר המים הטריטוריאליים של הנהלת הארגון. זה כבר לא עניין של כרטיס "ברוך הבא" לעובד החדש, זה כבר עניין של מדיניות שאתם מתווים ושמחלחלת למטה, שכל מהותה היא להבין את הקושי ואת הבידוד של עובד חדש בסביבה לא מוכרת. זה נכון פי כמה וכמה בסטארטאפ קטן שיכול להרגיש לעובד חדש כמו יחידת קומנדו אינטימית ומשומנת היטב במקרה הטוב או כמו מועדון סגור ואליטיסטי במקרה הרע.
ובגלל שאנחנו חיים בשוק של מועמדים, אל לנו להיות זחוחים. זה שמועמד חתם אצלכם ואפילו עובד אצלכם כמה ימים לא אומר שעדיין לא מחזרים אחריו בחברות אחרות. בקיצור, המים לא בדיוק שקטים ואולי עדיין שוחים בהם כריש או שניים.
אז מה זה אומר מבחינתכם?
בגדול, מודעות היא כבר התקדמות ענקית וכל ארגון צריך לסגל לעצמו תהליך אונבורדינג משל עצמו, מתוך ההבנה של האתגרים שציינו כאן. אבל למי שמחפש כמה טיפים כלליים, אנחנו מציעות לחלק את תהליך האונבורדינג לכמה תחומים עיקריים:
- לוגיסטיקה – פן חשוב בקליטה של עובד חדש הוא הפן הלוגיסטי. לא תאמינו כמה תסכול מרגיש עובד חדש שנדרש להתמודד לבדו עם מחשב שלא עובד, ציוד חסר, תוכנה שאין לו מושג איך להתקין ואנשים זרים מסביבו שלא בדיוק ששים לתת יד. באותם רגעים קטנים של ייאוש, המחשבות שלו מתחילות לנדוד לעבר ההצעה המפתה שהוא בדיוק קיבל מהמתחרים שלכם. לכן, אלף בית של אונבורדינג – תדאגו בבקשה מראש לכל הציוד לעובד חדש. כן, גם לעכבר. כן, גם להתקנה של תוכנות. באותו עניין, דאגו לקבל פיזית את העובד כשהוא מגיע למשרד והראו לו היכן נמצא כל דבר.
- מקצועי – דאגו לתהליך מסודר של חפיפה מקצועית, גם אם ראשונית ולמפגש עם מנהל מקצועי ישיר. רצוי מאוד לבצע כבר עכשיו תיאום ציפיות דו כיווני, הגדרות של גבולות גזרה מבחינת משימות של התפקיד וכן לקבוע פגישות Follow up עם המנהל המקצועי בתדירות יחסית גבוהה במהלך חודש העבודה הראשון. יכול להיות שאתם מסתכנים בזה שאתם "זורקים" על מועמד ציפיות בשלב מוקדם מדיי. אבל מצד שני, אם ציפיות מפחידות את המועמד שלכם בשלב הזה, עדיף שתדעו את זה כבר עכשיו ולא בעוד שנה.
- חברתי – כמו שכבר אמרנו, חלק גדול מתהליך האונבורדינג הוא לגרום למועמד שלכם לצאת כמה שיותר מהר מתחושת ה"דג מחוץ למים". למה זה התפקיד שלכם להיות דבק חברתי אתם שואלים? כי עובד שמרגיש בנוח זה עובד שפנוי לעבודה. כמה פשוט, ככה הגיוני. אז כחלק מתהליך האונבורדינג, דאגו להפגיש את העובד החדש עם יתר חברי הצוות. אתם לא חייבים להוציא תקציב על יום כיף צוותי. אפשר לעבור בין החדרים ולעשות סבב "שלומים" מהיר. העיקר שהעובד שלכם יידע איפה כל אחד יושב ומה כל אחד עושה. רצוי גם להצמיד לעובד החדש חונך חזק מבחינה חברתית שיהווה כתובת לשאלות וגם יוודא ששאר חברי הצוות משתפים את העובד החדש בהווי החברתי, מזמינים אותו לאכול איתם צהריים ובגדול, גורמים לו להרגיש כמו אחד מהצוות.
לסיכום, תהליך אונבורדינג מוצלח מצריך מעט התארגנות ומחשבה, אבל כמו שאתם בטח יודעים, המשפט "יש הרבה דגים בים" לא תקף כשזה נוגע לטאלנטים איכותיים. תפסתם אחד טוב? תדאגו שהוא יישאר איתכם. בהצלחה 🐠
Comments
No Comments